Nie jest łatwo ani wygodnie kierować czymkolwiek, gdy nie
dysponuje się dostatecznym zasobem informacji o prowadzonej działalności. Przy
niedostatku informacji istnieje znaczne prawdopodobieństwo niepodejmowania koniecznych
zadań w ogóle, czasem błędnego ich realizowania, albo w ostateczności wykonywania
zadań na tak zwane wyczucie.
Powołanie ogniwa powiatowego stworzyło warunki do zbudowania elastycznego i
operatywnego zbioru informacji o strażactwie ochotniczym. Stworzenie bazy danych w
powiecie wydaje się być jednym z podstawowych zadań każdego zarządu powiatowego
Związku OSP RP.
Z praktycznego punktu widzenia bazę informacyjną zarządu
podzielić można na dwie grupy: Po pierwsze są to informacje już istniejące w gotowej
postaci, które regulują i odnoszą się do działalności strażactwa ochotniczego. Po
drugie - informacje o jednostkach OSP i zarządach gminnych Związku, które trzeba
zbierać, gromadzić, opracowywać i aktualizować.
Podstawy działalności:Do informacji z pierwszej grupy zalicza się między innymi:
ustawy, rozporządzenia,
zarządzenia i inne akty prawne organów państwowych, w tym PSP, akty prawne organów
samorządowych, wszelkie akty prawne (uchwały) i ustalenie normatywne Związku OSP RP,
regulaminy imprez, zawodów,
wytyczne do pracy, wyjaśnienia, zbiory porad prawnych, programy szkoleń, kalendarze
imprez, oferty itp.
Dokumenty z
tego zakresu są nadsyłane do zarządu albo trzeba je prenumerować, kopiować,
organizować nabycie w inny możliwy sposób.
Z poszczególnych rodzajów tej dokumentacji powinny być tworzone zbiory przechowywane i
rejestrowane w segregatorach i biblioteczkach w biurze zarządu. Trzeba ustalić, komu i w
jakim zakresie informacje przesyłać się będzie niejako z urzędu, a jakie dokumenty
znajdować się będą tylko do wglądu w siedzibie zarządu.
Formą udostępniania wymienionych dokumentów wszelkim
zainteresowanym powinno być ich kopiowanie i przekazywanie. Inny sposób zapoznawania -
to ich referowanie na posiedzeniach i zebraniach. Unikać natomiast należy praktyki
przekazywania oryginałów dokumentów dla poszczególnych członków zarządu dla tak
zwanego zapoznania się. Wiadomo z praktyki, że większość tak rozprowadzanych
dokumentów po pewnym czasie bezpowrotnie ginie. Między innymi w celu zapobieżenia takim
praktykom należy dokonać ustaleń, aby poczta związkowa zawsze docierała w pierwszej
kolejności do sekretariatu zarządu i tu była rejestrowana w dzienniku korespondencyjnym
Związku.
Sekretarz zarządu, aby szybko odnaleźć właściwą informację
na zgłoszony problem, powinien prowadzić Rejestr
aktów normatywnych i wytycznych z następującymi
kolumnami na każdej stronie:
Lp. |
Rodzaj sprawy |
Nazwa aktu
określającego daną sprawę |
Miejsce
przechowywania aktu |
Uwagi |
|
PRZYKŁAD |
|
|
|
1. |
Zawody
sportowo-pożarnicze |
Regulamin |
Teczka
"Regulaminy" |
|
2. |
|
|
|
|
Dokumentacja manipulacyjna:
Drugą grupę bazy dokumentacyjnej zarządu stanowią informacje
wymagające zebrania z terenu powiatu o stanie jego ochrony przeciwpożarowej. Taką
najprostszą informacją, którą zapewne posiada każdy zarząd powiatowy jest skład
osobowy członków zarządu powiatowego.
W grupie tej są dokumenty określane mianem manipulacyjnych i
obejmują rejestry, wykazy, ewidencje, zbiory, teczki. Zwykle nazwy nie są tu
najważniejsze, bo bywają używane zamiennie do określania takich samych dokumentów.
Różni te dokumenty sposób ich prowadzenia, to znaczy jedne sporządza się jednorazowo,
np. wykaz jednostek OSP, inne trzeba prowadzić na bieżąco, nanosząc w nich kolejne
zachodzące fakty, np. terminy odbywanych posiedzeń zarządów gminnych.
1. Dokumenty z zakresu wewnętrznych
spraw samego zarządu:
Skład osobowy
członków zarządu powiatowego - Przy każdym
nazwisku powinna być podana reprezentowana gmina, funkcja w OSP, funkcja w gminie, adres
pocztowy, telefon, zawód, miejsce pracy, wiek.
Rejestr uchwał ZP
ZOSP RP - Decyzje zarządu od pierwszego posiedzenia
podejmowane są w postaci uchwał, które powinny być rejestrowane i znakowane kolejnym
numerem z rejestru.
Ewidencja odznaczeń - Aby mieć orientację, komu jakie wyróżnienie przyznano, trzeba od
samego początku odnotowywać nazwiska i rodzaje wszystkich przyznanych odznaczeń,
odznak, listów pochwalnych itp. Ponadto praktyczne znaczenie ma ewidencja strażaków
(OSP) posiadających odznaczenia państwowe, pożarnicze i innych organizacji. Z
odznaczeń nadawanych przez Związek dotyczyłoby tylko posiadaczy Złotego Znaku
Związku, Medalu Pamiątkowego im. B. Chomicza oraz odznaczeń państwowych, ewentualnie
innych organizacji.
Rejestr wniosków z
terenu. W głównej mierze od sposobu załatwiania
spraw zgłaszanych przez jednostki OSP zależeć będzie charakter udzielanej im pomocy, a
co się z tym wiąże, wizerunek zarządu powiatowego. Aby napływające sprawy nie
gubiły się, trzeba je po prostu zapisywać i pilotować załatwianie.
Książka
inwentarzowa ZP - Z biegiem czasu zarządowi
przybywać będzie sprzętu i wyposażenia, dlatego należy założyć ewidencyjną
dokumentację materiałową na ogólnie obowiązujących zasadach w instytucjach.
Książka skarbnika oraz bloczki: Kasa przyjmie i Kasa wypłaci.
2. Dokumenty o działalności zarządów gminnych Związku OSP RP:
Rejestr posiedzeń
zarządów gminnych - Dla każdej gminy założyć
można oddzielną kartę, na której odnotowuje się terminy odbywanych posiedzeń,
nazwisko obsługującego działacza z zarządu powiatowego, frekwencję i ewentualnie inne
sprawy. Prowadzenie rejestru pozwoli na ocenianie stosowania się do wymogów statutowych
i interweniowania, gdy posiedzenia się nie odbywają.
Wykaz członków
zarządu gminnego - z wykazu powinien wynikać
skład prezydium zarządu gminnego oraz kto jest reprezentantem jakiej OSP.
Wykaz członków
komisji rewizyjnej zarządu gminnego.
Wykaz komendantów
gminnych.
Zbiór gminnych
grafików walnych zebrań w OSP (teczka) - Każde
ogniwo gminne Związku powinno przedłożyć zarządowi powiatowemu terminarz zebrań na
swoim terenie. W oparciu o nadesłane grafiki zarząd kieruje swoich działaczy do
obsługi zebrań w jednostkach OSP.
Zbiór rocznych
planów pracy zarządów gminnych ZOSP RP (teczka)
Roczny plan pracy zarządu gminnego w posiadaniu zarządu powiatowego jest niezbędny do
ułożenia powiatowego planu pracy, w tym kalendarza imprez, z którym powinny być
zapoznane wszystkie jednostki na terenie powiatu.
3. Dokumenty dotyczące OSP.
Wykaz jednostek OSP
Wykaz prezesów i
naczelników OSP
Wykaz kierowców OSP
Ewidencja wyszkolenia
funkcyjnych OSP
Wykaz MDP
Wykaz Kobiecych Drużyn
Pożarniczych
Wykaz sztandarów
OSP
Wykaz samochodów OSP
Wykaz motopomp
Wykaz zespołów
artystycznych.
Wymienione
dokumenty podano tylko dla przykładu. Dla jednych zarządów taka liczba dokumentów do
prowadzenia może wydawać się przesadą. Ale będą także zarządy prowadzące znacznie
więcej dokumentacji manipulacyjnej dla posiadania szczegółowego wizerunku ochrony
przeciwpożarowej na swoim terenie. Część dokumentacji manipulacyjnej dotyczącej
ochotniczych straży pożarnych prowadzi także komenda powiatowa PSP i niekoniecznie tę
dokumentację trzeba dublować w zarządzie powiatowym. Dotyczy to na przykład spraw
szkoleniowych, operacyjnych, sytuacji pożarowej i uczestnictwa w akcjach
ratowniczo-gaśniczych.
Zebranie materiałów źródłowych z jednostek OSP i zarządów
gminnych na pewno nie będzie zadaniem prostym sprowadzającym się do zwykłej wymiany
korespondencji w ustalonych terminach. Podczas prac nad zbieraniem informacji o stanie
ochrony przeciwpożarowej powiatu, dla uproszczenia prac, jednostkom terenowym powinny
być przedkładane do wypełnienia gotowe formularze. Tam gdzie w terenie będą
trudności z wypełnieniem nawet gotowych formularzy, trzeba po prostu jechać osobiście,
zebrać dane wypełniając formularz w zastępstwie zarządu gminnego czy ochotniczej
straży pożarnej, traktując to jako udzielenie pomocy. Wygodnie jest zbierać dane przy
okazji posiedzeń zarządów gminnych, innych narad z działaczami OSP, a także przy
okazji czynności służbowych funkcjonariuszy pożarnictwa.
Powyższe dokumentacje zasadniczo prowadzone są na kartach
papieru, ale część z nich może być również prowadzona w komputerze, jeżeli zarząd
taki posiada. W komputerze warto mieć między innymi następujące rodzaje dokumentacji:
regulaminy i inne podobne dokumenty, które znajdują się w posiadaniu zarządu w jednym
egzemplarzu, aby na skierowaną prośbę w każdej chwili można je było szybko
wydrukować i przekazać zainteresowanej osobie.
Opracowano na podstawie
artykułu W. Chmielewskiego w "Strażaku" |